In Gestionale2 l'invio dei documenti al repository può avvenire in 2 modi :
1. Stampando un documento in definitiva utilizzando una delle seguenti opzioni :
1a. tramite la scelta "D. salva nell'archivio documenti di G2 " presente nel pannello di stampa dei documenti
1b. selezionando il checkbox "Invia al repository" che compare nel caso sia stata selezionata una stampa di tipo "8. stampa Crystal report" oppure "9. e-mail"
Nei parametri della ditta, sotto la voce parametri di sistema, è stato aggiunto un flag che, se selezionato, permette di avere il checkbox di invio a repository sempre impostato
N.B.: Nel caso di stampa 8 e 9 se viene selezionato il checkbox "Elabora gli allegati alla stampa" oltre al checkbox "invia al repository", anche gli eventuali allegati al documento principale verranno inviati all'archivio documenti di G2
2. Inserendo documenti "esterni" a G2 utilizzando una delle seguenti opzioni
2a. utilizzando l'inserimento manuale presente nel navigatore --> archivio documenti G2 --> inserimento
2b. utilizzando l'inserimento manuale presente nella gestione dei documenti (funzione attiva dalla release 2017)
Se l'invio a repository avviene stampando un documento in maniera "definitiva" (con attribuzione della numerazione fiscale), il nome del file PDF viene creato seguendo la logica di costruzione del filename come spiegato in questa pagina del manuale.
Dalla release 2017 di Gestionale2 viene data la possibilità di gestire il "versionamento dei documenti": potremmo quindi avere questi scenari in base al valore del checkbox inserito nella tabella parametri ditta
- versionamento non gestito
se un documento viene ristampato il nome del file PDF non cambia ed il documento (pdf) viene sempre sovrascritto con l'immagine dell'ultima stampa dello stesso
- versionamento gestito
- la prima volta che il documento viene stampato in maniera "definitiva", il pdf viene archiviato nel repository con in fondo al nome file pdf il numero di versione (versione "v000")
- se il documento viene successivamente ristampato ed inviato al repository, Gestionale2 esegue un confronto tra il PDF precedentemente archiviato e quello nuovamente prodotto (confronto per contenuto) e solo se i documenti sono diversi viene archiviato il nuovo PDF facendo aumentare di una unita' il numero di versione del pdf ("v001", "v002" ecc..).
N.B.: per compatibilità con i prodotti software Infinity Zucchetti (DMS/SOS) il nome del file pdf non può superare i 50 caratteri; per questo motivo, in caso di "versioning" dei pdf in Gestionale2 vengono tolti dal nome pdf i trattini di congiunzione ("-") in modo da recuperare alcuni caratteri che vengono utilizzati per porre (prima dell'estensione pdf) il numero di versione.