L’obbligo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche emesse verso la P.A. implica una gestione "omogenea" di questi documenti, ciò significa che tutte le fatture dei registri sezionali coinvolti devono essere inviate in sostitutiva in ordine cronologico (senza "buchi" di numerazione).

E’ necessario identificare i documenti contabili (fattura, nota di credito, nota di debito ecc..) indirizzati verso la P.A. ed attribuirgli specifiche causali contabili con una "numerazione" differente rispetto al normale flusso di fatturazione. In questo modo si ottiene una numerazione "dedicata" al flusso di fatture indirizzate alla P.A. e quindi da inviare poi in conservazione sostitutiva.

Nella tabella delle causali contabili (Area sistema > Archivi > Tabelle > Tabelle contabilità > Causali contabili "GES1CO") creare nuove causali per le fatture attive assegnando un nuovo valore nel campo "numerazione" (valore diverso rispetto alle altre causali per la fatturazione attiva).