L'adempimento in sintesi

• l’invio «Dati fatture» interessa le fatture passive annotate sui registri Iva nel trimestre (o semestre) - a nulla rilevando la data di emissione del documento - e le fatture attive emesse nel medesimo periodo (in questo caso è irrilevante l’avvenuta registrazione) con la sola eccezione legata agli autotrasportatori.
  
• vengono meno i casi di esonero di invio per alcune fatture (come avveniva per il vecchio Spesometro fino al 2016), con la sola eccezione delle fatture elettroniche B2B e di quelle alla Pa transitate per il Sistema di Interscambio, che possono comunque essere incluse nei flussi, come chiarito espressamente dalla circolare 1/E/2017. Non vanno invece inviati i documenti che non rivestono la qualifica di “fattura” (semplificando molto, possiamo dire “quelli che si registrano senza il cliente o il fornitore”); non devono essere presentate le "schede carburante" poichè non si sono propriamente "fatture".
  
• nella trasmissione delle fatture emesse non vanno riportate le "autofatture", vale a dire quelle fatture emesse dal cessionario/committente nei casi in cui non abbia ricevuto la fattura di acquisto
  
• nella trasmissione delle fatture ricevute devono essere comprese le fatture "bollette doganali" ricevute e anche le "autofatture", vale a dire quelle fatture emesse e registrate dal cessionario/committente nei casi in cui non le abbia ricevute dal cedente/prestatore.
  
• i dati da trasmettere, per ciascuna fattura, sono tutti quelli anagrafici*** (denominazione, indirizzo, ecc…) del cliente e del fornitore (ed eventualmente quelli del rappresentante fiscale o della stabile organizzazione) e del riepilogo Iva della fattura. Non vanno trasmessi i dati di corpo della fattura, in quanto non necessari essendo questo adempimento finalizzato esclusivamente a creare la base dati per le attività di controllo da parte dell’agenzia delle Entrate;
  ***con decreto 148 del 16/10/2017 sono stati ridotti i dati anagrafici richiesti per la Comunicazione limitando gli obblighi alla trasmissione di "partita IVA dei soggetti coinvolti nelle operazioni, o al codice fiscale per i soggetti che non agiscono nell'esercizio di imprese, arti e professioni "
  
• a livello di flussi, abbiamo uno o più file Xml per le fatture passive e uno o più file per le fatture attive, necessariamente separati. Ciascun file Xml contiene - per esempio per le fatture attive - i dati del cedente (fornitore), in relazione a questo fino a 1.000 cessionari (clienti), e per ciascun cessionario fino a 1.000 fatture. Questo significa, di fatto, che per determinare la “capienza” di ciascun file Xml si deve far riferimento al numero di cessionari (clienti), il tutto chiaramente riferito al trimestre (semestre) di invio. Stesse regole valgono anche per le fatture passive;
  
• i flussi Xml, sia per le fatture attive che per quelle passive, possono essere molteplici (estremizzando, anche un file per fattura!) in quanto in sede di accoglimento i dati vengono “accodati”;
  
• per quanto riguarda le ricevute, vigono le medesime regole già conosciute per la comunicazione liquidazioni periodiche Iva, quindi un file di ricevuta per ciascun file Xml inviato, con necessità di fare puntamento sulla singola fattura ivi contenuta nel caso fosse necessaria la rettifica o la cancellazione successiva della stessa.